Правила користування сервісом

2.1. Відвідувач - будь-яка особа, яка має право користуватись відкритими інформаційними розділами Сервісу, доступними без реєстрації.

2.2. Ініціатор підписання - учасник документообігу, який створює документ, завантажує його до Сервісу та направляє на підпис контрагенту.

2.3. Електронний підпис - кваліфікований сертифікат відкритого ключа або удосконалений електронний підпис, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису/удосконаленої електронної печатки, виданий кваліфікованим надавачем електронних довірчих послуг.

2.4. Користувач - учасник електронного документообігу, який пройшов реєстрацію на веб-сайті Оператора за посиланням https://taxvill.com/sign-up.

2.5. Контрагент - контрагент Користувача, який в процесі документообігу виступає адресатом (отримувачем) документу.

2.6. Оператор - ФОП Трачук Василь Леонідович (код ЄРПОУ 3507410774), власник та адміністратор Сервісу.

2.7. Тариф - ціна доступу до Сервісу, сплачена Користувачем, що відрізняється відповідними можливостями. Детальний опис діючих Тарифів знаходиться за посиланням https://taxvill.com/pricing.

2.8. Первинні документи - документи, які містять відомості про господарські операції, підтверджують їх здійснення та є підставою для бухгалтерського обліку таких господарських операцій.

2.9. Сервіс (онлайн-сервіс електронного документообігу Taxvill) - програмна продукція у вигляді онлайн-сервісу, призначена для автоматизації процесів електронного документообігу між Користувачами та Контрагентами, що передбачає підписання, надсилання, отримання та зберігання електронних документів онлайн за посиланням https://taxvill.com.

2.10. Інші терміни та визначення, що вживаються у цих Правилах, застосовуються у значеннях, наведених у Законі України «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги».

2.11. Статуси документів, що застосовуються та фіксуються в Сервісі з мітками часу:

2.11.1. «Завантажений» - Користувач виконав дії відповідно до пп. 4.2.1 п. 4.2 цих Правил. Документ завантажений в Сервіс, готовий до внутрішнього погодження та підписання.

2.11.2. «Відправлений контрагенту» - Користувач виконав дії, передбачені пп. 4.2.1-4.2.3 цих Правил. З моменту накладення Електронного підпису і натискання кнопки «Підписати і надіслати» такий документ стає доступним для всіх дій у Сервісі сторонам, зазначеним в документі як отримувачі. Якщо у порядку підписання визначено перший підпис зі сторони контрагента, після зазначення відповідної інформації щодо контрагента та натискання кнопки «Надіслати» документ вважається відправленим і доступним вказаним отримувачам.

2.11.3. «Доставлений контрагентом» - документ став доступним Контрагенту-отримувачу після відправки Користувачем, який завантажив такий електронний документ. Якщо отримувач не зареєстрований у Сервісі, зазначений статус проставляється після реєстрації як Користувача Сервісу; якщо зареєстрований - миттєво.

2.11.4. «Отриманий контрагентом» - Контрагент Користувача здійснив вхід в свій особистий кабінет у Сервісі і переглянув отриманий документ у Сервісі, відкривши його.

2.12. Крім статусів документів, зазначених в п. 2.11 цих Правил, у Сервісі застосовуються такі статуси, що не фіксуються з мітками часу:

2.12.1. Статуси погодження документів, серед яких: «Всі», «На погодженні», «Погоджені всіма», «Відхилені», «Ініційовані мною», «Погоджені мною», «Очікують мого погодження».

2.12.2. Статуси підписання документів, серед яких: «Завантажений», «Очікують підпису вашої компанії», «Готовий для підпису та надсилання», «Надісланий на перший підпис контрагенту», «Надісланий контрагенту односторонній документ», «Очікує підпису контрагента», «Підписаний всіма», «Відхилений вами», «Відхилений контрагентом».

2.12.3. Статуси автоматичної перевірки документів антивірусом: «Документ перевіряється антивірусом», «Документ пройшов перевірку антивірусом», «Документ небезпечний», «Документ не перевірений».

3.1. До початку використання Сервісу Користувач повинен:

3.1.1. Ознайомитись з цими Правилами, прийняти їх та дотримуватись під час використання Сервісу.

3.1.2. Ознайомитися з Політикою конфіденційності за посиланням https://taxvill.com/privacy-policy, прийняти її та дотримуватись під час використання Сервісу.

3.1.3. Мати дійсний (не скасований) кваліфікований сертифікат відкритого ключа або удосконалений електронний підпис, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису/удосконаленої електронної печатки, виданий кваліфікованим надавачем електронних довірчих послуг відповідно до законодавства України, та/або отримати запрошення до особистого кабінету від інших співробітників компанії.

3.1.4. Пройти реєстрацію за посиланням https://taxvill.com/sign-up.

4.1. Відвідувач Сервісу набуває статусу Користувача з моменту проходження реєстрації згідно з пунктами 3.1.3-3.1.4 Правил.

4.2. Для підписання і подальшої відправки електронного документу на підпис контрагенту Користувач здійснює наступні дії:

4.2.1. Формує та завантажує до Сервісу електронний документ зі свого комп'ютера у форматі, що підтримується Сервісом. Перелік завантажених документів відображається в акаунті Користувача.

4.2.2. При завантаженні кожного документа окремо вказує електронну адресу контрагента та код ЄДРПОУ (або РНОКПП) та/або перевіряє інформацію, отриману від опрацювання документу ШІ.

4.2.3. Підписує електронний документ своїм Електронним підписом, натискаючи «Підписати та надіслати документи», та/або за умови визначення у порядку підписання першого підпису зі сторони контрагента зазначає відповідну інформацію щодо контрагента та натискає кнопку «Надіслати». Після виконання цієї дії статус підписання документа в Сервісі буде змінено з «Готовий для підпису та надсилання» на «Очікує підпису контрагента» та/або на «Надісланий на перший підпис контрагенту». На вказану електронну пошту Контрагента прийде лист-повідомлення про надіслані на підпис документи.

4.2.4. Після того як Контрагент підпише документ Електронним підписом зі своєї сторони, статус підписання документа в Сервісі буде змінений на «Підписаний всіма».

4.3. За потреби Користувач може зберегти підписаний з обох сторін електронний документ на своєму комп'ютері та/або роздрукувати його.

4.4. За потреби Користувач може додати коментар до електронного документу на будь-якому етапі підписання. Такий коментар відобразиться у контрагента на сторінці документа та автоматично надійде на електронну пошту контрагента.

4.5. У випадку, якщо контрагент Користувача не зареєстрований у Taxvill, Користувач може запросити такого контрагента до Сервісу шляхом відправки йому документу на підпис або надіслати запрошення через відповідну функцію Сервісу.

4.6. Для спрощення роботи у Сервісі Користувачам може надаватися можливість автоматизувати відправку електронних документів шляхом автоматичного представлення даних про контрагентів та документ; вивантажувати оригінали і/або візуалізації документів; видаляти документи; додавати по API додаткові параметри; вказувати підписантів, погоджувачів; отримувати статуси документів; додавати, видаляти і змінювати ярлики на документах; створювати або запрошувати нових співробітників в компанії; управляти налаштуваннями співробітників; завантажувати історію дій з документами за умови підключення відповідного Тарифу.

4.7. Максимальний розмір файла, що завантажується у Сервіс, становить не більше ніж 5.0 МБ. У разі перевищення рекомендуємо зменшити розмір файлу, стиснувши його.

5.1. Додаткові параметри. За допомогою додаткових параметрів є можливість вказувати інформацію, котрої не вистачає в стандартній конфігурації електронного документу, наприклад дату оплати, строк дії договору тощо. Додати ці параметри можна при завантаженні та редагуванні документів у Сервісі та/або перевірити зазначену інформацію, отриману від опрацювання документу ШІ.

Дії щодо створення та видалення додаткових параметрів здійснюються тільки адміністратором в налаштуваннях компанії, а заповнювати відповідні поля може будь-хто із співробітників компанії або ті, кому надано таке право в кабінеті. Поля додаткових параметрів відображаються лише співробітникам компанії.

При створенні поля додаткового параметру необхідно зазначити назву поля та тип нового поля: текст, число (в тому числі дріб), дата або один з переліку. Назву та тип додаткового параметру неможливо редагувати після створення, лише видалити і створити новий. При видаленні додаткового параметру введені в нього дані зникнуть у всіх документах.

Введені дані в полях додаткового параметру можна редагувати в будь-який момент і в будь-якому статусі документів. Заповнювати поля додаткового параметру можна при завантаженні документів у Сервіс масово чи окремо, а також при редагуванні і в будь-якому статусі документів.

5.2. Ярлики. Ярлики - позначки для документа, за допомогою яких Користувач може групувати документи за будь-якою ознакою, наприклад назва відділу, тип документу тощо, та надавати доступ співробітникам лише до документів з певними ярликами.

Щоб створити ярлик, Користувач обирає документи і використовує відповідну функцію Сервісу або налаштування співробітника, компанії чи сценарію документа. Щоб обрати декілька ярликів, Користувач може скористатися відповідним фільтром у Сервісі.

5.3. Сценарії документів. Задля економії часу користувачам Сервісу може надаватися можливість присвоювати документам заздалегідь створені сценарії. Електронні документи, до яких було застосовано сценарій, надходять на погодження, підписання та перегляд потрібним співробітникам у визначеному порядку.

5.4. Обов'язкові поля для вхідних документів. Користувачі за допомогою розширення додатковими функціональними можливостями Сервісу можуть зазначати поля в електронних документах, які є обов'язковими для заповнення контрагентами перед відправленням документів. Без заповнення відповідних полів відправка документів неможлива.

Додаткові функціональні можливості Сервісу доступні лише за наявності у відповідному Тарифі. Більше інформації розміщується за посиланням https://taxvill.com/pricing.

6.1. Плата за використання Сервісу при відправленні електронних документів на підпис справляється з відправника (ініціатора підписання) згідно з Тарифами. Плата за використання Сервісу при отриманні електронних документів може справлятися з Користувача виключно у випадках, передбачених договором або публічною офертою, укладеною між Користувачем та Оператором.

6.2. Плата за використання Сервісу для зворотної відправки підписаних документів з Користувача не справляється. Отримання документу від відправника (ініціатора підписання), підписання та зворотна відправка для Користувача є безкоштовною, якщо інше не передбачено Тарифом, договором або публічною офертою.

7.1. Оператор може внести зміни у ці Правила шляхом публікації нової редакції Правил за посиланням https://taxvill.com/terms-of-use із зазначенням дати такої редакції.

7.2. Правила в новій редакції, як це зазначено в п. 7.1, набирають чинності з моменту розміщення на відповідній сторінці Сервісу.

7.3. Оператор має право надсилати від імені Користувачів (ініціаторів підписання) іншим учасникам електронного документообігу електронні листи інформаційного характеру, використовуючи при цьому електронні адреси таких учасників, попередньо надані (повідомлені) на законних підставах Користувачами виключно для цілей електронного документообігу.

7.3.1. Такі електронні листи можуть інформувати учасників електронного документообігу щодо можливості підписання документів, адресованих учасникам електронного документообігу, та переліку дій, які для цього необхідно здійснити, в тому числі щодо порядку проходження реєстрації відповідно до п. 3.1.4 Правил.

7.3.2. Такі електронні листи можуть містити нагадування, в тому числі повторне, про наявність відправлених документів від інших учасників електронного документообігу, які очікують підписання.